V6 : zoom sur les nouvelles interfaces et services connectés

Liaison Visual Planning 

ONAYA Etudes de prix / ONAYA Suivi de chantiers

Exportez directement les données des logiciels ONAYA dans Visual Planning pour réaliser vos plannings. Nous avons développé une liaison avec le logiciel Visual Planning. Le connecteur défini entre les 2 solutions permet d’intégrer :

• Dans Visual Planning, les données issues des logiciels ONAYA Etudes de prix et/ou ONAYA Suivi de chantiers (affaires, clients, chantiers, employés, engins, …) pour réaliser :
  • Le plan de charge de l’entreprise : positionnement de tous chantiers avec leur budget d’heures
  • Les plannings d’exécution chantiers avec l’affectation des salariés et matériels par tâche
  • Le planning des salariés et matériels

• Dans ONAYA Suivi de chantiers, les heures planifiées et réalisées dans Visual Planning pour alimenter les rapports main d’œuvre.

Zoom sur Visual Planning

Niveau de finesse

Chaque chantier peut être détaillé :

• Par phases
• Par phases et par ouvrages
• Par phases, par ouvrages, et par ressources

Une couleur peut être associée à chaque niveau pour les identifier en un coup d’œil.

Optimisation des ressources

Chaque tâche prend en compte une durée et un effectif qui peuvent être révisés directement sur le planning.

Définition d’objectifs

La définition de contraintes et objectifs assure une optimisation de la gestion de la main d’œuvre, des ressources, des engins … et permet d’alerter les utilisateurs en cas de conflit : un salarié ou un matériel ne peuvent pas être utilisés à deux endroits en même temps.

Positionnement de jalons

Le planning permet de positionner les événements importants liés à la vie du chantier : réunion de chantier, installation, livraisons …

Personnalisation des vues

Chaque entreprise pourra personnaliser ses plannings suivants ses besoins (icônes, couleurs, graphiques et affichages favoris).

Droits utilisateurs

Visual Planning dispose d’une gestion des droits utilisateurs permettant de définir les prérogatives de chacun : création, édition, suppression, visualisation…

Par exemple, un conducteur de travaux peut intervenir sur ses chantiers mais ne pouvoir que visualiser, ou pas, ceux des autres conducteurs de travaux.

Liaison Windex GED

ONAYA Etudes de prix / ONAYA Facturation / ONAYA Suivi de chantiers

N’attendez plus pour dématérialiser, classer, rechercher, gérer et enrichir tous les documents de votre entreprise !

Nous avons établi un partenariat avec la société MULTIMEDIA SOLUTIONS, éditeur de Windex GED, logiciel de Gestion Electronique de Documents clé en main.

La liaison entre les 2 logiciels permet à tout moment depuis les applications ONAYA Etudes de prix, ONAYA Facturation et ONAYA Suivi de chantiers, en fonction du contexte de navigation et selon l’organisation de l’entreprise :

• D’accéder à la GED dans le répertoire correspondant : société, affaire/chantier, date, clients/fournisseurs, type de document, …
• D’envoyer par glisser-déposer ou directement par le générateur PDFles documents dans la GED
  • Devis client (ONAYA Etudes de prix)
  • Situations de travaux, factures, DGD (ONAYA Facturation)
  • Bons de commande, bons de livraison, bons de réservations et de sorties de stock,  mais aussi étude d’exécution, avancement prévu, avancement constaté (ONAYA Suivi de chantiers)

Présentation Windex GED

Le logiciel de Gestion Electronique de Documents Windex GED permet de :

• Centraliser tous les fichiers de l’entreprise sur un serveur unique triés et rangés selon des règles de stockage préétablies.
• Se connecter en mode sécurisé : une gestion de droits utilisateurs permet de donner accès à toute ou une partie des dossiers.
• Qualifier et enrichir les fichiers PDF : consultation de toutes les pages des documents, zoom, rotation, modification, signature, saisie de notes, définition de propriétés, suppression…
• Retrouver tous les documents classés dans la GED : le module « Recherche » permet de trouver facilement tous les mots contenus dans un document, dans sa note ou dans les propriétés.
• Mettre en place un workflow : paramétrer le cycle de vie des documents de l’entreprise, les actions et événements associés.
• Partager les documents entre tous les collaborateurs.

Nouvel export Excel : export des données de l’affaire

ONAYA Etudes de prix

Le fichier Excel généré comportera différents onglets suivant la nature des éléments exportés :

• Les informations de la fiche affaire : client, intervenants…
• Les cumuls : les résultats des calculs (montants de déboursé, prix de vente, les cumuls par nature, par complément de nature, par regroupement
• Le DQE

Liaison Ubiwan

ONAYA web Rapports de chantiers

Une nouvelle interface permet de récupérer des temps d’utilisation de matériels et des distances parcourues de véhicules équipés de la solution UBIWAN et de pré-remplir automatiquement les rapports matériels dans ONAYA web Rapports de chantiers.

A partir de petits boitiers positionnés sur des matériels, engins ou dans des véhicules, chaque entreprise peut localiser en temps réel leur position, le conducteur, la vitesse, l’état (en fonctionnement, à l’arrêt…), les chantiers à proximité…, et bénéficier de rapports d’activité et de données détaillées utiles au pilotage de l’activité.

Dans ONAYA web Rapports de chantiers, l’interface permet d’analyser l’usage et le coût des matériels.

Zoom sur UBIWAN

UBIWAN développe des solutions connectées dans le but d’optimiser la gestion des véhicules et matériels mobiles. Ces solutions reposent sur l’interface logicielle UBIWAN Connect qui permet de consulter et d'interpréter les données collectées par les capteurs de géolocalisation (UBISPOT).

L’application UBIWAN fonctionne en synchronisation avec les capteurs UBISPOT3. Fixés à un matériel de chantier, ils communiquent à l’application leurs données de géolocalisation, de temps d’usage et de disponibilité afin d’optimiser l’utilisation des parcs, de diminuer les temps de recherche, d’automatiser le pointage, d’assurer l’exactitude des calculs de coûts d’usage, de mieux planifier les maintenances, etc.

UBISPOT3 est un capteur permettant à tout matériel dépourvu de source d’énergie en propre ou en continu de devenir un objet connecté pendant 5 ans. Cette innovation d’usage est notamment rendue possible grâce à la technologie LoRa™ qui consomme peu d’énergie.

Enrichissement de la liaison Chorus Pro

ONAYA Facturation

Disponible depuis la V5, cette option permet de gagner en rapidité et en productivité dans la gestion des factures à destination de l’État et des collectivités territoriales. Elle permet de générer directement depuis ONAYA Facturation les factures de vente au format numérique XML et de les envoyer en lot vers le portail Chorus Pro, et de garantir la reconnaissance automatique des données et leur traitement, sans ressaisie, risque d'erreurs, et perte de temps.

La V6 intègre de nouvelles évolutions :

• L'export des situations de travaux et DGD dans le cas des marchés de travaux 
• La gestion de nouveaux cadres de facturation : identification de la nature de l'acteur émetteur et de la pièce de facturation à transmettre
• Prise en compte des notions de valideur/encaisseur
• La gestion de plusieurs codes d’engagement (pour un même chantier) sur les factures
• La gestion de plusieurs codes service sur les factures

L’engagement est l’acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense qui se matérialise concrètement sous la forme d’un marché ou d'un bon de commande. Le code de l'engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’état, tandis que les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l'engagement est obligatoire ou non.

Le code service permet d’identifier le service habilité à traiter les factures pour un périmètre donné, au sein de la structure du récepteur. La codification permet un routage automatisé ou manuel de la facture au sein de l’organisation.

Etre prêt au 1er janvier 2019

Depuis le 1er janvier 2019, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est devenue obligatoire pour les PME. Toutes les factures doivent être dématérialisées et traitées sur Chorus Pro, portail mis à disposition gratuitement par la sphère publique pour le dépôt, la réception, la transmission et le suivi de l’état de traitement des factures électroniques.

L’obligation s’étendra aux petites entreprises (moins de 10 salariés) au 1er janvier 2020.

Plus d'informations sur Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

Liaison Paie

ONAYA Suivi de chantiers

Les données saisies dans ONAYA Suivi de chantiers peuvent être envoyées dans 3 nouveaux logiciels de paie :

• SILAE de SILAEXPERT
• ISAPAYE d’ISAGRI
• EBP OPENLINE

(news - actualités 1er octobre 2018 - maj mars 2019)