DOCUMEDIA est un module transversal proposé par Aquitaine Informatique permettant de mettre en place un plan de classement unique de tous les documents de l’entreprise en rapport avec les chantiers, et de les consulter à tout moment, directement depuis les applications ONAYA.

Diversité des documents

DOCUMEDIA peut contenir tout type de documents qui sont triés et rangés dans une seule et unique médiathèque selon des règles de stockage préétablies : nommage et emplacement des fichiers, création ou non de raccourcis…

• Les documents réalisés avec les logiciels Onaya
  • ONAYA Facturation : situations de travaux, factures, DGD
  • ONAYA Suivi de chantiers : bons de commande, bons de livraison, bons de sortie, bons de réservation

Grâce à l’activation de l’outil « Générateur de PDF », tous ces documents sont automatiquement générés au format PDF et classés directement dans la médiathèque sans intervention de l’utilisateur.

• Les autres documents des chantiers de l’entreprise
  • Photos
  • Vidéos
  • Courriels (y compris les pièces jointes)
  • Documents CAO
  • Maquettes numériques
  • …

Ils sont ajoutés manuellement par les utilisateurs dans la médiathèque par un simple glisser-déposer des fichiers sélectionnés. C’est le contexte de navigation de l’utilisateur dans le logiciel Onaya qui actionne les règles de classement des fichiers.

Consultation contextuelle

La médiathèque affiche les documents disponibles (courriels d’un client, photos d’un chantier, bons de livraison par année…) également en fonction du contexte de navigation de l’utilisateur dans le logiciel Onaya : entrée dans le logiciel, création et/ou modification d’une facture, d’une commande, d’un bon de livraison, consultation d’une fiche chantier…

Communication, partage, échange des documents

Tous les documents contenus dans la médiathèque de DOCUMEDIA peuvent être :

• Envoyés vers un dossier compressé : l’architecture des dossiers est conservée
• Transmis par courriel à d’autres collaborateurs
• Copiés vers un autre disque
• Liés à un logiciel tiers : gestion électronique de documents (GED), logiciel de gestion commerciale (CRM)...

(news septembre 2013)