Depuis la version 6.5 d'Onaya, nous avons développé une liaison avec le logiciel Windex GED, logiciel de Gestion Électronique de Documents clé en main.

Le logiciel est édité par notre partenaire MULTIMEDIA SOLUTIONS. La liaison entre les 2 solutions permet à tout moment depuis les applications Onaya Etudes de prix, Onaya Facturation et ONAYA Suivi de chantiers, en fonction du contexte de navigation et selon l’organisation de l’entreprise :

• D’accéder à la GED dans le répertoire correspondant : société, affaire/chantier, date, clients/fournisseurs, type de document, …
• D’envoyer par glisser-déposer ou directement par le générateur PDF les documents dans la GED :
  • Devis client (Onaya Etudes de prix)
  • Situations de travaux, factures, DGD (Onaya Facturation)
  • Bons de commande, bons de livraison, bons de réservations et de sorties de stock, mais aussi étude d’exécution, avancement prévu, avancement constaté (Onaya Suivi de chantiers)

Les avantages de la GED pour votre entreprise

• Réduction des coûts : en supprimant les coûts d’impression, de photocopie, d’envoi de courriers, tous les collaborateurs peuvent accéder à un même document et le signer si besoin sans le dupliquer, l’imprimer…

• Optimisation des temps de traitement : gain de temps dans le traitement des fichiers entrants et sortants.

• Sécurité des données et respect des données personnelles : les droits d’accès des utilisateurs sont définis au préalable afin de garantir la sécurité des données qui sont stockées sur un serveur dédié. Un journal d’événement permet d’identifier les actions de chaque utilisateur. Chaque entreprise possède sa propre nomenclature pour une arborescence personnalisée des dossiers et fichiers.

• Réactivité : chaque utilisateur, en fonction de ses droits peut partager, traiter, valider, signer des documents numériques et contrôler l’état d’avancement du circuit de validation. Et voir à un instant T tous les états et actions sur un document.

• Développement durable : la dématérialisation des documents via la GED s’inscrit dans une démarche éco-responsable.

Présentation Windex GED

Le logiciel de Gestion Electronique de Documents Windex GED permet de :

• Centraliser tous les fichiers de l’entreprise sur un serveur unique triés et rangés selon des règles de stockage préétablies.
• Se connecter directement à la GED pour traiter les documents Onaya ou d’autres documents de l’entreprise : bulletins de salaire, documents juridiques, veille technique…
• Se connecter en mode sécurisé : une gestion de droits utilisateurs permet de donner accès à toute ou une partie des dossiers.
• Qualifier et enrichir les fichiers PDF : consultation de toutes les pages des documents, zoom, rotation, modification, signature, saisie de notes, définition de propriétés, suppression…
• Retrouver tous les documents classés dans la GED : le module « Recherche » permet de trouver facilement tous les mots contenus dans un document, dans sa note ou dans les propriétés.
• Mettre en place un workflow : paramétrer le cycle de vie des documents de l’entreprise, les actions et événements associés : changement d’étape ou de statut d’un document en fonction du classement, envoi d’email…
• Partager les documents entre tous les collaborateurs.

(news - actualités février 2021)