Comment réduire les coûts liés au traitement des factures ?

Les entreprises de toutes tailles se trouvent aujourd’hui face à des volumes croissants de données à traiter, notamment en termes de facturation. Entre la saisie manuelle des données, les manipulations de papier chronophages, le circuit d’approbation souvent trop long ou encore les coûts de traitement élevés, nombreuses sont les raisons de se tourner vers la dématérialisation des factures fournisseurs.

Onaya et Adoc Solutions ont un partenariat permettant aux entreprises du BTP d'augmenter leur productivité en capturant automatiquement les données principales des factures qui arrivent par courrier ou messagerie électronique.

Comment ça fonctionne ?

Toutes les données des factures sont contrôlées pour vérifier leur conformité, et validées par rapprochement avec les bons de commande ou de livraison. Des outils intelligents permettent au comptable de vérifier, d’affiner et d’ajuster les données directement si nécessaire avant leur transfert automatique dans Onaya Suivi de chantiers :

• Entrée des documents au format papier (numérisation) ou électronique
• Reconnaissance et validation avec contrôles multiples et automatiques des factures
• Révision et approbation
• Intégration dans Onaya au format XML
• Rapprochement avec le bon de commande ou le bon de livraison selon l’organisation de l’entreprise

La technologie de reconnaissance automatique (LAD/RAD), appliquée aux factures fournisseurs, permet de traiter facilement le flux entrant. La simple numérisation des factures permet d'extraire les informations essentielles pour leur traitement :

• Nom du fournisseur
• TVA Intra
• Date de facture
• Numéro de facture
• Montant HT
• Montant TVA
• Montant TTC
• ...

Offre

La dématérialisation des factures fournisseurs est une offre proposée conjointement par les entreprises Onaya et Adoc Solutions.

• Onaya : mise en œuvre de l’intégration dans Onaya Suivi de chantiers (installation connecteur Adoc Solutions et paramétrage)
• Adoc Solutions : offre Saas intégrant le traitement des factures, l’accès au serveur FTP sécurisé (SFTP) avec un engagement minimum de 24 mois + mise en œuvre comprenant l’installation, le paramétrage et la téléformation des utilisateurs. Achat ou location possible d’un scanner dédié.

Traitement des factures

Le tarif varie en fonction de volume de factures traitées par mois. Exemples :

• Pour 100 factures/mois : 60,00 € HT
• Pour 1 000 factures/mois : 350,00 € HT

Accès SFTP

Accès sur un serveur sécurisé pour choisir les factures à intégrer dans Onaya.

Inclus si location du scanner

• Un rouleau d’entraînement et de séparation des pages de rechange
• Une garantie d’échange en cas de panne

Questions fréquentes

Peut-on utiliser le copieur de l’entreprise pour numériser les factures ?

Nous recommandons l’utilisation d’un scanner dédié à cette tâche pour plusieurs raisons :

• Sécurité : le scanner est doté de capteurs ultra-sons et s’arrête instantanément si 2 feuilles sont prises en même temps.
• Efficacité : un seul point d’entrée pour la numérisation des factures qui est réalisée directement depuis le poste de travail de la personne en charge de ce travail.
• Détection automatique des différents formats des factures : A4, A5…
• Gestion des différents grammages non pris en compte par les copieurs

Comment garantir la reconnaissance des données des factures ?

Le moteur de reconnaissance automatique (LAD/RAD) proposé par Adoc Solutions est doté d’une technologie d’apprentissage exclusive qui permet au système de reconnaître de façon fiable et sécurisée les factures entrantes.

Comment le scanner identifie t-il le début et la fin d’une facture ?

Il suffit d’apposer un code barre livré avec le scanner sur la 1^ère page de chaque facture pour qu’il détecte que c’est une nouvelle facture. Selon le volume de factures traitées, il est également possible de les numériser une à une.

Cette offre est-elle disponible à l’achat ?

Oui, notre partenaire Adoc Solutions propose l’acquisition du moteur de reconnaissance à partir d’un volume de traitement de 2 000 factures/mois.

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